¿Cómo elegir y preparar un lugar para eventos o fiestas de matrimonio?

La primera pregunta a realizar es qué estilo de fiesta quieren los novios y con qué presupuesto cuentan.

El estilo se relaciona con utilizar lenguajes y símbolos con los que los novios se sientan cómodos. Por ejemplo definir si la invitación será con tenida formal, casual o adecuada para un día de campo con piscina. Es importante definir y comunicar estos aspectos en las invitaciones, pues será una gran ayuda que los invitados sin duda agradecerán, ya que acudirán al evento con más seguridad y tal vez se eviten gastos de vestuario innecesarios.

El estilo también nos ayuda a entender cómo nos dirigiremos a los asistentes en la invitación, qué servicios serán más apropiados contratar y qué expectativas crear en los invitados.



El precio. Si bien el presupuesto es importante, no define necesariamente el lugar a elegir, pues hay muchas variables que pueden bajar el costo de arrendar de un centro de eventos de alto nivel, como lo es:

  • La duración del evento: Sólo un par de horas suficientes para un matrimonio civil y un brindis, un almuerzo al aire libre o una lujosa cena nocturna con música y sorpresas.
  • Cantidad de invitados.
  • Ceremonias y servicios adicionales a contratar: Amplificación y musicalización, iluminación, proyección audiovisual de videos, decoración, flores, números artísticos como danza, música en vivo, seguridad, vigilantes en estacionamientos, servicio de anfitrionas, producción, fotografía, videos, otros.
  • El tipo de banquetería a ofrecer: Vino de honor, degustación, cena completa, etc.

La flexibilidad en las formas de pago puede ser de gran ayuda. Por ejemplo, es posible que se haga una reserva para 6 meses más, pero que el recinto pida un adelanto sólo un mes antes del matrimonio o celebración.

Evitar los lugares de moda. Es común que las personas sean invitadas una y otra vez a matrimonios realizados en el mismo lugar. Esto baja las expectativas y produce una adaptación tal, que los invitados ya no serán capaces de recordar qué sucedió en cada uno de los eventos celebrados en el mismo lugar.



La fiesta empieza fuera del recinto. Un error común es centrarse sólo en los elementos propios de la fiesta, como asistir a muchas degustaciones, el tamaño de la carpa o la contratación de un DJ. Ya sea en un una boda, cumpleaños, graduación o en el seminario de una empresa, la experiencia parte desde la invitación. En ella hay que ser lo más claro y sucintos posible, indicando la razón de la invitación, sugerir el estilo de la celebración usando un vocabulario acorde o sugerir llevar ropa cómoda por ejemplo. Incluir claramente la dirección e instrucciones para llegar. Cuanto mejor si se adjunta un plano o bien una dirección url o código QR para escanear con un teléfono móvil y “aterrizar” en un mapa de la app Waze o bien un video, o imágenes… la creatividad puede ser infinita.

Las mujeres saben muy bien lo que es bajar de un automóvil usando tacos en un estacionamiento con piedras, o con camino de tierra y el apurado tránsito del resto de los invitados levantando tierra sobre un look que demoró horas en estar a punto. Y qué tal si a eso le agregamos oscuridad. Probablemente tendremos varias luxaciones de tobillo que los invitados nunca nos contarán.

Los estacionamientos para visitas son un ítem para no descuidar, sobre todo si no se encuentran junto al recinto de la reunión. A veces hay que cruzar una carretera o caminar por barrios peligrosos en la noche.

Es posible solicitar iluminación, o detalles como humedecer con agua los caminos previa llegada de los invitados. También un contrato informal a una persona que cuide o asista a adultos mayores o personas con alguna imposibilidad física. Siempre aclarando a los cuidadores que las propinas deben ser por iniciativa del conductor y no del cuidador.



Señalética. Si el recinto no está bien señalizado, hágalo usted mismo. Letreros de Entrada y Salida evitarán riesgos de choques por alcance, atochamientos y circulación innecesaria. Lo mismo sucede con las personas dentro del recinto. Aquí la señalética debe ser un poco más cuidada en su diseño.

Incluya señales para indicar el camino a los baños, vías de escape y otras dependencias como guardarropía, cocinas o enfermería. En el acceso a los baños, indique cuál entrada es para damas y cual para caballeros. Si dentro de estas instalaciones ofrece toallas o accesorios de higiene, indique también qué contiene cada recipiente, siempre sin descuidar el estilo y estética definido para su celebración.

Más vale prevenir… Recorra el lugar y solicite poner avisos en cualquier lugar donde la arquitectura del recinto presente un riesgo, como por ejemplo “Cuidado con las escaleras”, “Techo bajo”, “Cuidado con el cable”, “Piso resbaladizo”, etc. Esto podría evitar accidentes y hasta demandas en casos más graves.

La señalización también aplica a la banquetería. Instruya a que los mozos siempre anuncien lo ofrecido en las bandejas cada vez que atiendan a las personas. Igualmente útil, es disponer de una discreta gráfica acompañando los postres y alimentos en el sector de autoservicio. Mensajes como: “Salsa de ajo”, “Contiene ají”, “Postres sin azúcar”, “Leche Asada sin lactosa”, podrán evitar algunas incomodidades o dar una buena noticia a los amantes de los sabores fuertes o a personas intolerantes a la lactosa.

Junto a lo anterior, siempre es recomendable incluir en el menú algunos platos o postres “sanos” para poder ofrecer una opción a los asistentes que requieran una dieta suave o vegetariana.

Es importante distinguir entre los centros de eventos realmente equipados y aquellas llamadas “casonas”, por lo general abandonadas, y con sólo una mano de pintura en el exterior que sólo ofrecen servicios en el jardín. Hay decenas de páginas web con estas casonas, luciendo hermosas fotografías profesionales que no reflejan en absoluto la romántica realidad ofrecida en las imágenes. A cambio de ello, cuentan con baños químicos, césped con hoyos, cables y alargadores en el suelo por doquier, mesas cojas sobre el césped, cocinas instaladas a la intemperie, dudosa higiene y cadenas de frío, corrientes de aire por las tardes o carpas asfixiantes de calor.

No es que un día de campo sea algo inapropiado, pero es bueno reconocer si lo que estamos contratando es realmente el arriendo de un recinto equipado, con baño para discapacitados por ejemplo o sólo un terreno con árboles y una casa abandonada. Teniendo claros esos aspectos, uno podrá evaluar si el costo de uno u otro recinto vale la pena.



En un nivel más avanzado, se encuentran los lugares para eventos con alojamiento para novios, padrinos o ejecutivos. Muchos cuentan con servicio de cocina estable, ofreciendo desayunos, almuerzos y comidas, así como personal bilingüe y todos los servicios que un ejecutivo requiere, como conexión de banda ancha para Internet, Wi-Fi, proyectores, telones, micrófonos, etc.

La diferencia entre las casas de matrimonios y los centros de eventos avanzados, es que estos últimos incorporan además, una mirada turística, ofreciendo transporte de pasajeros, visitas a viñas, museos y pueblos típicos. De esta manera, se refresca a los asistentes a reuniones, capacitaciones y seminarios, muchos de ellos, ejecutivos extranjeros que visitan nuestro país por sólo unos días.


La parte humana. Uno de los aspectos más importantes a la hora de elegir un lugar para celebrar una fiesta o matrimonio, es el entendimiento y flexibilidad de los organizadores. Debe existir una sintonía entre los novios y quien estará a cargo de su bienestar. Sentir que la contraparte atiende a nuestras ideas y que aporta y nos asesora con otras, que hay una buena disposición. Por ejemplo, ofreciendo servicio de banquetería o bien aceptando que ese servicio sea proveído externamente. Cuando en un lugar sus dueños sólo se limiten a ofrecer recursos y dar precios por teléfono, no contestan los emails o mensajes, será hora de buscar otra alternativa, pues lo más probable es que esa actitud se refleje también en el evento.

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